Khi mọi nơi làm việc trên toàn thế giới áp dụng mô hình làm việc trực tuyến, việc thiết lập hội nghị truyền hình toàn diện là điều cần thiết để cộng tác hiệu quả. Nếu làm tốt có thể tạo ra sự khác biệt trong việc tiếp cận khách hàng mới hoặc truyền đạt ý tưởng cho nhóm của bạn theo cách riêng.
Các nhóm làm việc hiệu quả luôn tập trung vào giao tiếp tốt — điều đó không thay đổi trong thế kỷ 21. Việc có các công cụ và chiến lược kỹ thuật số phù hợp có thể giúp các nhóm làm việc với nhau, ngay cả khi họ ở khắp nơi trên thế giới. Hướng dẫn hội nghị truyền hình của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước — từ thiết lập hội nghị truyền hình đến sử dụng màn hình tương tác cho hội nghị truyền hình.
Hội nghị truyền hình là gì?
Hội nghị truyền hình là cuộc họp từ xa giữa ít nhất hai người, trong đó những người tham gia có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau. Nó có thể diễn ra hoàn toàn trực tuyến với những người tham gia gọi điện từ các địa điểm riêng biệt hoặc có thể theo mô hình kết hợp, trong đó một số người tham gia ở cùng một phòng và những người khác tham gia trực tuyến.
Hội nghị truyền hình là sự hợp tác giữa những người tham gia đóng vào cuộc trò chuyện hoặc có thể được sử dụng như một công cụ để trình bày hoặc đào tạo. Trong trường hợp này, người chủ trì sẽ nói phần lớn và những người tham gia đóng vai trò thụ động hơn, lắng nghe và có thể đặt câu hỏi trong thời gian được phân bổ.
Với văn hóa làm việc tại nhà ngày càng phổ biến, hội nghị truyền hình đã gia tăng kể từ năm 2020. Trong số những công việc có thể làm từ xa, 35% làm việc tại nhà toàn thời gian, với 41% theo lịch trình kết hợp. Theo một nghiên cứu gần đây khác về công việc từ xa tại Hoa Kỳ , vào năm 2022, những người đăng ký mô hình kết hợp chiếm 17% tổng số người lao động Hoa Kỳ, trong khi những người làm việc tại nhà chỉ chiếm 22% tổng số người lao động Hoa Kỳ. Hội nghị truyền hình đã được phổ biến và áp dụng rộng rãi.
Hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào?
Đối với hội nghị truyền hình cơ bản, bạn chỉ cần một thiết bị có camera và cách để thu âm thanh – hầu hết máy tính xách tay và điện thoại di động đều có những tính năng này theo tiêu chuẩn. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng mỗi thiết bị được trang bị phần mềm hội nghị truyền hình bạn đã chọn, chẳng hạn như Microsoft Teams, Zoom hoặc Slack.
Có hai vai trò trong hội nghị truyền hình: người chủ trì và người được mời. Người chủ trì giữ lại các quyền và cài đặt mà người được mời không có quyền truy cập, nhưng người chủ trì có thể cấp quyền truy cập. Ví dụ, người chủ trì thường có khả năng ghi lại cuộc họp hoặc tắt tiếng những người tham gia khác.
Khi nói đến các gói phần mềm trả phí, thông thường chủ nhà sẽ phải trả tiền cho các tính năng bổ sung mà người được mời có thể hưởng lợi.
Tốc độ Internet cần thiết cho hội nghị truyền hình là bao nhiêu
Theo nguyên tắc chung, tốc độ tải xuống được khuyến nghị là 8-10 Mbps cho các cuộc gọi video nhóm, nhưng bạn có thể tham gia với tốc độ thấp nhất là 3 Mbps. Nếu nhiều người trong gia đình bạn làm việc tại nhà hoặc sử dụng internet, bạn có thể cần tốc độ tải xuống nhanh hơn.
Tốc độ tải lên bao nhiêu là cần thiết cho hội nghị truyền hình
Đối với hội nghị truyền hình một-một, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hội nghị đều khuyến nghị ít nhất 1,5Mbps cho mỗi thành viên trong gia đình, mặc dù 4Mbps là lý tưởng cho các cuộc gọi video nhóm. Nếu bạn có kế hoạch chia sẻ các tệp lớn trong hội nghị hoặc phát trực tuyến video, bạn có thể cân nhắc tốc độ cao hơn 4Mbps.
Cách thiết lập hội nghị truyền hình
Bạn sẽ cần đảm bảo tối thiểu rằng bạn đã cài đặt phần mềm hội nghị truyền hình ưa thích của mình trên thiết bị của người bắt đầu cuộc gọi – người tham gia có thể tham gia bằng trình duyệt của họ nếu họ có liên kết mời. Đối với các cuộc họp kết hợp, hãy kết nối màn hình tương tác của bạn với thiết bị của người chủ trì.
Sử dụng màn hình tương tác có nghĩa là những người tham gia trong phòng đều có chung một trọng tâm và không cần phải dựa vào thiết bị của riêng họ. Nó cũng cho phép những người tham dự từ xa tham gia vào các hoạt động.
Nền tảng hội nghị truyền hình nào là tốt nhất?
Mỗi nền tảng đều có những ưu điểm khác nhau nhưng Microsoft Teams, Zoom, Google Meets và Skype đều là những lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp. Nếu tất cả những gì bạn cần là chức năng âm thanh-video thì nền tảng Skype hoàn toàn phù hợp, nếu bạn cần một giải pháp phức tạp hơn, tạo điều kiện cho việc chia sẻ quyền truy cập vào tài liệu, bạn có thể cân nhắc Microsoft Teams.
Hầu hết các nền tảng hội nghị truyền hình đều cung cấp các gói miễn phí cho doanh nghiệp, cùng các gói trả phí toàn diện hơn. Các giải pháp như Microsoft Teams có thể được tích hợp vào một bộ công cụ kỹ thuật số bổ sung mạnh mẽ. Nếu bạn muốn sử dụng hội nghị truyền hình theo hình thức các cuộc goi nhóm, WhatsApp là một ứng dụng phổ biến.
Cách thực hiện hội nghị truyền hình trên thiết bị di động
Bạn sẽ cần đảm bảo rằng cả bạn và những người tham gia đều đã cài đặt ứng dụng hội nghị truyền hình trên điện thoại thông minh của mình. Bạn có thể tham gia bằng camera qua WiFi hoặc bằng âm thanh bằng tín hiệu di động. Kiểm tra các tùy chọn trên phần mềm của bạn – Ví dụ, Zoom có khả năng gọi điện và không cần camera.
Thiết lập hội nghị truyền hình bằng màn hình tương tác
Màn hình tương tác là giải pháp hoàn hảo để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ công việc cho các cuộc họp truyền thống nhưng đối với các cuộc họp trực tuyến, chúng sẽ là thành phần thiết yếu giúp mọi người cộng tác hội họp từ xa.
Chúng cho phép bạn chạy các hoạt động cộng tác như lập bản đồ tư duy hoặc phân loại thẻ mà những người dùng khác vẫn có thể tham gia tương tác bình thường. Các công cụ trực tuyến miễn phí như Miro hoặc Figma có thể được sử dụng để cung cấp quyền truy cập biên tập nhiều lần vào màn hình tương tác, cho phép tất cả người tham gia viết trên các ghi chú ảo hoặc di chuyển các thứ xung quanh trên màn hình, mang lại trải nghiệm mô phỏng như đang ở trong phòng.
Ba mẹo để có cuộc hội nghị truyền hình suôn sẻ
Hội nghị truyền hình thường đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị hơn so với cuộc họp truyền thống vì bạn cần đảm bảo quen thuộc với phần mềm và phần cứng. Bạn cũng cần chọn địa điểm một cách cẩn thận.
Nếu bạn cần đăng nhập vào bất kỳ phần mềm nào hoặc khởi động bất kỳ phần cứng nào, hãy dành thời gian trước cuộc họp để chuẩn bị và mang theo những thứ này.
- Hãy đảm bảo bạn dành đủ thời gian để cài đặt mọi bản cập nhật phần mềm mới.
- Đảm bảo không có gì ngốn hết băng thông internet của bạn khi bạn đang gọi điện. Ví dụ, bất kỳ video phát trực tuyến nào của các thành viên khác trong gia đình bạn đều có thể làm chậm băng thông của bạn.
- Hãy đảm bảo kết nối WiFi của bạn hoạt động trơn tru, nếu không, hãy chọn cáp Ethernet.
- Đăng nhập vào cuộc họp sớm một chút. Có thể có liên kết xấu hoặc bạn có thể cần vài phút để tải lên bất kỳ tệp hoặc tài liệu lớn nào mà bạn định chia sẻ trong cuộc họp. Chỉ cần dành vài phút để khắc phục sự cố luôn là một ý tưởng hay.
Nếu bạn sử dụng màn hình tương tác Horion, bạn có thể đơn giản hóa trải nghiệm hội nghị truyền hình của mình bằng cách kết nối và tập trung các ứng dụng khác nhau trên bảng trắng.
Quy tắc khi tham gia hội nghị truyền hình
Không có bất kỳ quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng nào về phép xã giao Hãy coi đây là những hướng dẫn chung giúp mọi người đi đúng hướng. Đối với một số điều cơ bản, hãy thử:
- Giữ máy ảnh cố định: không nên di chuyển quanh nhà hoặc văn phòng vì điều này sẽ gây mất tập trung và bạn có thể thấy kết nối Internet bị mất.
- Camera ở giữa: đảm bảo góc camera hướng thẳng vào khuôn mặt thay vì chỉ ở phía trên hoặc phía dưới một chút – điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn sử dụng nhiều màn hình.
- Tắt tiếng: khi người khác đang nói, hãy tắt tiếng để tiếng ồn xung quanh không làm phiền người khác trong cuộc họp.
- Nói chậm hơn: nói chậm hơn một chút và phát âm rõ hơn bình thường để máy tính có thời gian xử lý kịp.
- Dọn dẹp: đảm bảo không gian xung quanh camera được dọn dẹp để giảm thiểu sự mất tập trung cho những người đang gọi đến – một số công cụ hội nghị truyền hình thậm chí còn cho phép bạn thiết lập phông nền ảo.
- Lắng nghe tích cực: khó hơn nhiều để nắm bắt ngôn ngữ cơ thể trong hội nghị truyền hình, vì vậy hãy đảm bảo phản hồi của bạn rõ ràng. Một số công cụ thậm chí còn cho phép bạn chia sẻ phản ứng như ngón tay cái giơ lên hoặc vỗ tay.
Tất cả những điều này có vẻ nhỏ nhặt, nhưng việc tuân thủ quy tắc sẽ góp phần tạo nên 1 cuộc họp và quyết định cuộc họp đó có diễn ra suôn sẻ hay không.
