Để doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ và bền vững trong thị trường kinh tế đầy biến động, tổ chức cần có những nhân tài hay những người có tố chất tốt để thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa hơn. Để khai thác hết tiềm năng và năng lực của họ, công ty cũng cần nhận định để đánh giá giá trị và lợi ích họ mang lại, đồng thời cho phép họ được tham gia đóng góp phát biểu ý kiến, ý tưởng nhằm hướng tới sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp sau này.

Nghiên cứu đã chỉ ra những tổ chức sử dụng phương pháp trên so sánh tổ chức thông thường rằng:

• Khả năng đưa ra quyết định tốt hơn 87%
• Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn 75%
• Sáng tạo hơn
• Khả năng làm nhân viên hài lòng cao gấp ba lần

Một nền văn hóa hòa nhập bắt đầu bằng những cuộc họp hòa nhập

Đây là 1 sự thật có thể bạn sẽ không tin nhưng 1 nghiên của Harvard Business Review cho thấy chỉ 35% nhân viên được khảo sát cảm thấy thoải mái khi đóng góp trong các cuộc họp. Trong các cuộc họp 10 người, chỉ có 3 đến 4 người cảm thấy được trao quyền để đóng góp và số còn lại chỉ được ngồi lắng nghe và không được trao cơ hội đưa ra ý kiến.

Có một cách để giải quyết vấn đề này là tổ chức 1 cuộc họp toàn diện, đây không chỉ làm giảm hạn chế về việc đóng góp ý tưởng mà còn thúc đẩy, tạo môi trường cho mọi người lên tiếng, chia sẻ, cộng tác. Bằng cách tận dụng tính toàn diện các cuộc họp của bạn có thể trở nên hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và cuối cùng dẫn đến việc ra quyết định, giải quyết vấn đề tốt hơn và làm nhân viên hài lòng hơn. 

5 cách đảm bảo rằng cuộc họp của bạn có sự tham gia đầy đủ

• Kiểm tra xem ai đang tham dự và ai không: Bạn có thể cho nhiều người tham gia hơn để mở rộng quan điểm và góc nhìn hơn
• Khuyến khích sự tham gia bình đẳng: Đối với những cuộc họp mang tính toàn diện nhất, bạn muốn tất cả những người tham dự đều được tham gia như nhau. Điều đó có nghĩa là đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội phát biểu, chia sẻ ý tưởng và đóng góp vào cuộc thảo luận. Người lãnh đạo và điều phối cuộc họp nên lưu ý không cho phép bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào chi phối cuộc trò chuyện.
• Đánh giá khả năng tiếp cận: cầm xem xét khả năng nắm bắt của những người tham gia, và giúp họ có thể tiếp cận cuộc họp 1 cách dễ dàng nhất. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng không gian họp dễ tiếp cận hoặc sử dụng công nghệ đặc biệt để hỗ trợ mọi người nắm bắt tốt hơn.
• Cố gắng lắng nghe ý kiến của mọi người: Lắng nghe ý kiến từ tất cả những người tham gia, không chỉ để đóng góp ý kiến mà còn học hỏi cho bản thân mình, khuyến khích nhiều người chia sẻ quan điểm của họ, điều này có thể giúp đảm bảo rằng mọi ý tưởng đều được lắng nghe để buổi họp đưa ra những quyết định tốt nhất.
• Tạo cảm giác thoải mái và bình đẳng quyền ngôn luận trong phòng: Đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy thoải mái khi đưa ra quan điểm và không có một người hay 1 nhóm nào đó chiếm ưu thế trong cuộc thảo luận.

Công nghệ có thể cải thiện tính toàn diện của cuộc họp như thế nào

Khi bạn có nhu cầu làm cho các cuộc họp của mình trở nên đa dạng và hòa nhập hơn, bạn có thể cần đầu tư vào một số công nghệ mới để tối ưu hóa nó, có một số công nghệ có thể giúp ích rất nhiều trong việc hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và khả năng tiếp cận tốt hơn. Dưới đây là một số ít:

• Công cụ hội nghị truyền hình – Các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet có thể cho phép những người tham gia từ xa tham gia cuộc họp từ các địa điểm khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích cho những cá nhân có thể gặp khó khăn khi tham dự các cuộc họp trực tiếp do hạn chế về địa lý hoặc địa lý.
• Màn hình tương tác – Màn hình tương tác đang dần trở thành 1 công cụ thiết yếu không thể thiếu trong doanh nghiệp, điều này giúp ủng hộ văn hóa hòa nhập bằng cách đảm bảo rằng tất cả những người tham gia, bất kể vị trí hoặc vai trò của họ, đều có cơ hội bình đẳng để đóng góp trong các cuộc họp. Đóng góp này khuyến khích việc chia sẻ các quan điểm đa dạng, điều này rất quan trọng để thúc đẩy đổi mới, tăng trưởng và gắn kết. 
• Hội thảo trên web và webcast – Lưu trữ hội thảo trên web hoặc webcast có thể là một cách toàn diện hơn để phổ biến thông tin đến lượng khán giả lớn hơn. Các định dạng này cũng tăng cường tính toàn diện bằng cách cho phép phụ đề chi tiết và mang lại sự linh hoạt cho người tham dự tham gia từ các vị trí ưa thích của họ.  
• Nền tảng cộng tác: Các công cụ cộng tác trực tuyến như Microsoft SharePoint, Google Workspace và Slack có thể nâng cao tính toàn diện bằng cách cho phép người tham gia chia sẻ ý tưởng, tài liệu và phản hồi trong thời gian thực . Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có quyền tiếp cận thông tin như nhau và có thể tích cực tham gia vào các cuộc thảo luận.
• Công cụ bỏ phiếu và phản hồi – Công cụ bỏ phiếu và phản hồi được tích hợp vào nền tảng cuộc họp có thể cho phép người tham gia bày tỏ ý kiến ​​của họ một cách ẩn danh, thúc đẩy ý kiến ​​đóng góp và sự tham gia trung thực từ tất cả những người tham dự.

Bằng cách tận dụng những công nghệ tiên tiến như thế này, người tổ chức cuộc họp có thể tạo ra một môi trường hòa nhập hơn, đảm bảo rằng tất cả người tham gia đều có công cụ cần thiết để tham gia đầy đủ và đóng góp hiệu quả vào bất kỳ cuộc thảo luận nào. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là chỉ công nghệ thôi là chưa đủ. Người điều phối cuộc họp cũng nên có ý thức thúc đẩy tính hòa nhập thông qua cách tiếp cận và hành vi của họ trong các cuộc họp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi người được lắng nghe—mở rộng mọi cuộc thảo luận và thúc đẩy mức độ sáng tạo và ra quyết định mới.  

Kết luận

Nghiên cứu cho thấy rằng sự hòa nhập là rất quan trọng để duy trì sự gắn kết của nhân viên, sự hợp tác của các nhóm và sự đổi mới của tổ chức—tất cả các thành phần quan trọng đối với sức khỏe doanh nghiệp trong thời gian năng động. Hãy dành chút thời gian để đánh giá các cuộc họp của bạn và cách làm cho chúng trở nên đa dạng và toàn diện hơn.