Đại dịch đã diễn ra và đẩy nhanh mô hình làm việc từ xa trong vài năm gần đây, dẫn đến việc các doanh nghiệp tích cực tìm kiếm giải pháp thiết lập hội nghị truyền hình tốt nhất để đáp ứng và phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp. Để đạt được những điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải trang bị cho nhân viên và môi trường làm việc của mình những công cụ và giải pháp phần mềm phù hợp.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình làm việc từ xa hoặc tích hợp cả truyền thống lẫn online, việc thiết lập hội nghị truyền hình là vấn đề cấp thiết để nhân viên trong công ty có thể dễ dàng thảo luận và cộng tác trực tuyến với nhau thông qua các cuộc họp tại nơi làm việc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ về cách thiết lập hội nghị truyền hình năm 2023.
Phần cứng để thiết lập hội nghị truyền hình tốt nhất
Đầu tiên, điều quan trọng nhất là phải đầu tư vào phần cứng phù hợp phục vụ hội nghị truyền hình. Bất kỳ ai tham gia hội nghị truyền hình đều cần có máy tính hoặc thiết bị có khả năng chạy phần mềm hội nghị truyền hình. Tuy nhiên để có 1 buổi hội nghị truyền hình tốt hơn, bạn nên tìm hiểu và đầu tư vào các phần cứng sau
1. Đầu tư vào màn hình phù hợp
Hội nghị truyền hình kết hợp cả yếu tố âm thanh và hình ảnh, vậy nên yếu tố hình ảnh sẽ liên quan tới màn hình của bạn, bạn nên tìm 1 chiếc màn hình có tần số quét cao và đủ lớn để sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình 1 cách thoải mái.
Một số màn hình được thiết kế dành riêng cho hội nghị truyền hình và những màn hình này thường đi kèm với webcam, loa và micrô tích hợp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và rắc rối liên quan đến việc mua riêng các mặt hàng đó. Đầu tư vào điều này cũng là 1 cách khá an toàn để đảm bảo nhân viên của bạn có được chất lượng cuộc họp tốt nhất.
2. Đầu tư vào micro tốt
Nếu bạn không chọn màn hình hội nghị truyền hình hay bất kỳ màn hình nào khác đi kèm Micro tích hợp thì bạn sẽ cần phải mua riêng thiết bị này. Nhìn chung bạn sẽ cần đến 1 micro khử tiếng ồn vì điều này sẽ giúp đảm bảo âm thanh rõ ràng cho người dùng.
Hầu hết các micrô được sử dụng cho hội nghị truyền hình sẽ là micrô một chiều, thu âm thanh ngay phía trước micrô. Tuy nhiên, vẫn có các tùy chọn khác, bao gồm micro đa hướng, nơi âm thanh được thu từ mọi nơi, điều này có thể hữu ích cho những người có nhu cầu cao hơn.
3. Đầu tư loa hoặc tai nghe
Bạn sẽ cần để nghe những gì đang được bàn luận trong cuộc họp cho nên việc đầu tư tai nghe hay loa chất lượng cao là rất cần thiết. Tai nghe lý tưởng là tai nghe có thể át đi mọi âm thanh khác trong môi trường của bạn, cho phép bạn tập trung hơn vào hội nghị video mà bạn tham gia, chúng thường sẽ bao gồm một micrô tích hợp. Mặt khác, loa ngoài sẽ thông dụng hơn trong các cuộc họp hội nghị truyền hình bởi độ bao phủ âm thanh của chúng.
4. Webcam bên ngoài hoặc tích hợp
Lợi ích chính của việc sử dụng webcam bên ngoài là khả năng linh hoạt cao hơn, bạn sẽ có thể định vị webcam một cách tự do hơn và thậm chí có thể nhấc nó lên và di chuyển nó xung quanh trong cuộc hội nghị video.
Ngược lại, webcam tích hợp sẽ ở một vị trí cố định, được kết nối với màn hình. Ưu điểm của điều này là bạn có thể nhìn vào màn hình của mình và có vẻ như đang nhìn vào camera, điều này có thể tạo ấn tượng là bạn đang giao tiếp bằng mắt với những người khác trong cuộc họp.
5. Đầu tư màn hình tương tác phục vụ cho hội nghị truyền hình
Nếu bạn muốn đưa trải nghiệm hội họp lên 1 tầm cao mới thì việc thiết lập hội nghị truyền hình sẽ bao gồm màn hình tương tác All in one và camera hội nghị truyền hình. Các thiết bị này sẽ cho phép người dùng chia sẻ nội dung và tương tác 2 chiều trong buổi họp.
Màn hình tương tác Horion có thêm lợi ích là cung cấp chức năng màn hình cảm ứng và khả năng chia sẻ cũng như chú thích nội dung trong thời gian thực. Điều này làm cho phần cứng trở nên đặc biệt có giá trị đối với các hội nghị truyền hình, nơi việc cộng tác trực tiếp là yếu tố then chốt.
Việc sử dụng màn hình cỡ lớn là lựa chọn lý tưởng cho các phòng hội nghị nhiều người tham gia vào các cuộc họp kết hợp với nhân viên làm việc từ xa. Các tính năng của chúng như chú thích theo thời gian thực và chia sẻ nội dung sẽ giúp dễ dàng liên lạc giữa các múi giờ và biên giới.
Phần mềm thiết lập hội nghị truyền hình
Khi bạn có phần cứng phù hợp cho nhu cầu hội nghị truyền hình của mình, bước tiếp theo là đảm bảo bạn cũng có phần mềm phù hợp.
1. Giải pháp hội nghị truyền hình
Phần mềm rõ ràng nhất mà bạn cần là gói hội nghị truyền hình chuyên dụng. Về cơ bản, đây là phần mềm mà người tham gia sẽ sử dụng để kết nối và sử dụng công nghệ âm thanh và hình ảnh. Điều quan trọng là phần mềm sẽ có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp theo thời gian thực giữa nhiều người cùng một lúc.
Có rất nhiều giải pháp hội nghị truyền hình khác nhau trên thị trường, nhưng một số giải pháp phổ biến nhất và được biết đến nhiều nhất bao gồm Microsoft Teams , Zoom , Google Meet và Skype . Sự phổ biến của các tùy chọn này cũng khiến chúng trở thành lựa chọn an toàn nhất khi hội nghị truyền hình của bạn có thể cần có sự tham gia của bên thứ ba.
Các tính năng chính xác của từng ứng dụng này khác nhau nhưng chúng cung cấp chức năng cốt lõi tương tự nhau, cho phép nhân viên nhìn và nghe thấy nhau trong khi sử dụng các công cụ giao tiếp khác. Do đó, phần mềm bạn chọn sẽ phụ thuộc phần lớn vào sở thích cá nhân hoặc khả năng tương thích với phần mềm khác mà bạn sử dụng cho mục đích công việc.
2. Phần mềm bảng trắng kĩ thuật số
Phần mềm bảng trắng tích hợp trong màn hình tương tác cho phép người dùng chia sẻ thông tin, nội dung, hình ảnh trực quan giữa những người tham gia hội nghị truyền hình. Tính năng cộng tác trực tuyến này được cài đặt sẵn trên tất cả màn hình của Horion giúp bạn vừa có thể nhập tệp, cộng tác bằng nhiều công cụ tích hợp cũng như ghi và lưu bản trình bày, ngoài ra hỗ trợ tương tác 2 chiều để thuận tiện cho người dùng bàn luận trực tiếp với nhau.
Khi được sử dụng cùng với phần mềm hội nghị truyền hình chính của bạn, phần mềm bảng trắng kỹ thuật số có thể nâng cao đáng kể chất lượng giao tiếp tổng thể, cung cấp các tùy chọn bổ sung, đặc biệt là khi chia sẻ thông tin trực quan. Hầu hết các tùy chọn cũng sẽ hoạt động tốt cùng với các ứng dụng như Microsoft PowerPoint và Google Classroom.
Kết luận
Việc thiết lập hội nghị truyền hình tốt nhất cho các doanh nghiệp và cá nhân ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết, và điều này đòi hỏi sự phù hợp của cả phần cứng và phần mềm. Ngoài các thiết bị như webcam, micrô, loa và tai nghe, chất lượng của cuộc họp trực tuyến có thể được nâng cao bằng cách sử dụng màn hình trình chiếu không dây hoặc bảng trắng điện tử. Vì vậy, việc có đầy đủ giải pháp phần mềm hội nghị truyền hình và bảng trắng tương tác số sẽ trở thành vấn đề quan trọng.
